行政处罚的“案件材料立卷归档”制度 基础概念与制度目的 “案件材料立卷归档”是行政处罚程序终结后，行政机关对其在案件办理过程中形成和收集的所有文字、图表、声像等不同形式与载体的记录材料，进行系统化整理、编目、装订成卷，并移交档案管理部门进行长期或永久保存的法定活动。其核心目的有三：一是 固定证据与记录 ，将零散的办案材料固化为完整、不可篡改的案卷，真实反映案件办理全过程，是评价办案质量、追溯办案责任的原始依据；二是 便于管理与利用 ，系统化的案卷便于行政机关内部查阅、统计分析、执法监督以及应对复议、诉讼时的举证；三是 履行法定义务 ，是落实行政执法全过程记录制度、推进执法规范化的末端环节和具体体现。 归档材料的范围与构成 立卷归档的材料范围遵循“一案一卷”原则，应全面、客观、完整。通常包括但不限于以下部分： 案卷封面、卷内目录与备考表 ：载明案件基本信息、材料清单及立卷情况说明。 案件来源材料 ：如检查记录、投诉举报登记表、移送函、交办通知等。 立案审批材料 ：立案审批表及相关证据。 调查取证材料 ：调查询问笔录、现场检查（勘验）笔录、抽样取证凭证、证据先行登记保存文书及相关物品清单、鉴定意见、检测检验报告、电子数据固定光盘、证人证言、书证物证照片等。 审查决定材料 ：案件处理意见报告（含承办机构意见、法制审核意见）、案件集体讨论记录、行政处罚事先告知书及送达回证、当事人陈述申辩材料及复核记录、听证通知书、听证笔录、听证报告、行政处罚决定书（正式稿）及送达回证。 执行材料 ：罚没款收据复印件、延期或分期缴纳罚款审批材料、加处罚款决定书、强制执行申请书及法院相关文书、物品处理记录等。 结案材料 ：结案报告。 其他材料 ：执法过程音像记录资料（可单独存储但需在目录中注明）、与案件有关的其他函件、内部审批文书等。 立卷归档的程序与规范要求 归档工作通常由案件承办人员或指定的档案管理人员负责，遵循严格的程序与标准： 整理排序 ：按照行政处罚程序推进的时间顺序和文书之间的逻辑关系（如告知书在前，决定书在后；文书在前，对应的送达回证在后）对材料进行系统排列、编号。 技术处理 ：对破损、字迹模糊的材料进行修复、复制；去除材料上的金属物；对过大纸张进行折叠，过小纸张进行托裱；对难以装订的录音录像等材料，采用专用装具妥善保存，并在卷内目录中详细说明。 编目装订 ：编制页号，填写卷内目录和备考表，确保目录与材料内容一一对应。使用规范统一的卷皮进行装订，做到牢固、整齐、美观，防止丢页、压字。 审核验收 ：装订成卷后，需经档案管理人员或指定负责人按照归档范围和规范要求进行审核，检查材料是否齐全、排列是否有序、装订是否规范、目录是否清晰。验收合格后方可归档。 移交入库 ：在规定时限内（如案件结案后一定期限内），将验收合格的案卷移交给机关档案室统一保管，办理交接手续。 档案的保管期限、利用与管理 保管期限 ：根据案件性质、社会影响、涉案金额等因素，档案保管期限分为永久、长期（如30年）和短期（如10年）等不同等级。重大、复杂、具有典型意义或涉及重大公共利益的案件档案通常列为永久保管。 利用管理 ：档案的查阅、借阅、复制需履行严格的审批登记手续，原则上案卷原件不得外借。行政复议、行政诉讼、执法监督、纪检监察等依法需要调取案卷的，应按规定办理。行政机关内部因工作需要查阅的，也需登记。 电子归档 ：随着信息化发展，推行电子档案与纸质档案并行的“双套制”归档已成为趋势。通过执法办案系统生成的电子文件、数据及音像记录，应按照国家电子文件归档与电子档案管理规范进行整理、归档、存储和备份，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。 违反归档制度的法律后果 未按规定立卷归档或造成案卷材料丢失、损毁、伪造、篡改的，属于执法程序瑕疵或违法，可能带来多重不利后果： 内部责任 ：相关责任人员可能因违反执法规范受到内部行政处分或问责。 程序风险 ：在行政复议或行政诉讼中，因无法提供完整案卷材料以证明执法程序合法、事实认定清楚、证据确凿，可能导致具体行政行为被认定为程序违法或主要证据不足，从而面临被撤销、确认违法或责令重作的风险。 赔偿责任 ：因档案管理不善导致当事人合法权益受损的，行政机关可能需承担相应的国家赔偿责任。 监督追责障碍 ：影响上级机关、监察机关对执法活动的有效监督和历史追溯。