劳动合同的文本与资料管理 第一步：定义与基本要求 劳动合同的文本与资料管理，是指用人单位对劳动合同的书面文本以及其他与劳动合同相关的证明、记录等资料的创建、保存、归档和维护等一系列管理活动。其核心法律要求是：劳动合同文本应由用人单位和劳动者各执一份，且用人单位对已经解除或终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。 第二步：文本管理的关键环节 文本的提供与签署 ：用人单位应提供具备法定必备条款的劳动合同文本。关键环节在于确保劳动者能够及时、无障碍地获取并审阅文本。用人单位应避免在空白合同上要求劳动者先签字，或签署后拒绝将一份合同正本交付给劳动者。 文本的交付与持有 ：法律规定“各执一份”的核心目的在于保障劳动者能够明确知晓自身权利义务，并在发生争议时有据可依。如果用人单位未将劳动合同文本交付劳动者，将承担不利后果，例如，劳动行政部门可责令改正；若给劳动者造成损害，需承担赔偿责任。 第三步：资料管理的范围与期限 此处的“资料”范围远广于劳动合同文本本身，是一个系统性概念，主要包括： 核心文件 ：劳动合同书及其附件、补充协议。 过程文件 ：录用通知书、岗位说明书、劳动合同续订/变更/解除/终止通知书、员工签字确认的规章制度。 记录证明 ：考勤记录、工资支付凭证、社保缴纳证明、绩效考核记录、培训服务期协议、保密与竞业限制协议等。 法律规定的“至少保存二年”是针对“已解除或终止的劳动合同文本”的最低保存期限。但基于劳动争议仲裁时效（通常为一年，自当事人知道权利被侵害之日起算）及诉讼需要，建议对相关资料的保存期延长至更长时间（如3-5年或更长），以应对潜在的劳动监察和劳动争议。 第四步：违反规定的法律后果 管理不当将引发多重法律风险： 行政责任 ：劳动行政部门可责令改正。 民事赔偿责任 ：若因未交付合同文本等管理瑕疵给劳动者造成实际损失，用人单位需承担赔偿责任。 举证不能的败诉风险 ：在劳动争议中，用人单位对许多关键事实（如考勤、工资发放、纪律处分等）负有主要举证责任。如果因管理不善导致相关文本资料丢失或损毁，用人单位将承担举证不能的不利后果，即仲裁庭或法院可能倾向于采信劳动者的主张。 第五步：电子化管理与法律效力 随着技术发展，电子劳动合同及资料的电子化管理已被认可。但必须符合《电子签名法》等规定，确保电子签名属于“可靠的电子签名”，能够保证信息自最终形成时起，内容完整、未被篡改。电子化管理同样需确保劳动者可以随时查阅、下载和打印，其法律效力与纸质文本相同。采用电子化管理需建立完善的安全和备份制度。