劳动合同的存档与备案 第一步：概念界定 劳动合同的存档，是指用人单位将已订立的劳动合同文本及相关材料进行分类、编号、装订、保管等系统性管理的行为。劳动合同的备案，则是指用人单位依法将劳动合同信息或文本报送劳动行政部门登记备查的法定程序。存档是内部管理义务，备案是外部监管要求。 第二步：存档的具体要求 存档内容 ：包括但不限于劳动合同正本、续订书、变更协议、解除/终止证明、员工签收记录等。 存档期限 ：劳动合同终止或解除后至少保存2年（《劳动合同法》第50条）；工资支付记录、考勤表等关联材料需保存2年以上（《工资支付暂行规定》第6条）。 管理要求 ：应建立专用档案柜、电子数据库，确保资料完整、保密、可追溯。员工离职后档案需单独封存，防止信息泄露。 第三步：备案的法定情形与流程 强制备案情形 ：部分地区规定新签或续签劳动合同需在30日内向劳动部门备案（如《广东省劳动合同备案办法》），但全国性法律未统一强制要求。 备案材料 ：通常包括劳动合同副本、备案申请表、员工身份证明、用人单位营业执照等。 法律后果 ：未按规定备案可能被责令改正，但一般不直接导致合同无效；若地方条例规定行政处罚，可能面临罚款（如《北京市劳动合同规定》第49条）。 第四步：特殊情况的处理 电子合同存档 ：需符合《电子签名法》要求，确保电子签名的真实性、完整性，并备份至可靠存储介质。 集团企业存档 ：子公司或分支机构可统一由母公司管理档案，但需明确管理责任主体，避免争议时无法举证。 档案遗失补救 ：应立即补签合同或出具情况说明，并辅以工资记录、社保缴纳证明等佐证劳动关系。 第五步：法律风险提示 行政处罚风险 ：未依法存档或备案可能被劳动行政部门警告、罚款（如《劳动合同法》第84条）。 举证不能风险 ：劳动争议中无法提供劳动合同原件，可能承担不利后果（如视为未签订合同，支付双倍工资）。 员工索赔风险 ：因档案管理不当导致员工个人信息泄露，可能侵犯隐私权，承担民事赔偿责任。