国际商事仲裁中的仲裁庭秘书 第一步：仲裁庭秘书的基本概念与角色定位 在国际商事仲裁中，仲裁庭秘书是指由仲裁庭（而非仲裁机构）任命，协助仲裁庭处理程序性事务，但自身不享有决策权的个人。其核心定位是仲裁庭的“助手”或“行政助理”，其工作旨在提高仲裁程序的效率，确保程序有序进行。秘书本身不是仲裁员，其职责是辅助性的，绝不能替代仲裁员进行任何实质性的裁判行为，例如审理证据、认定事实或作出法律判断。 第二步：仲裁庭秘书的主要职责 仲裁庭秘书的职责范围通常在任命时由仲裁庭明确界定，并可能需经当事人同意。常见职责包括： 程序管理 ：协助仲裁庭拟定程序时间表；组织听证会、安排场地、翻译和记录人员；处理与当事人及仲裁机构之间的日常通信。 文件管理 ：负责仲裁案件文件的整理、分类、归档和分发；准备并维护核心案卷文件。 法律研究 ：根据仲裁庭的指示，就特定的法律问题或行业惯例进行检索和研究，并整理提交研究报告或备忘录。这项职责尤其需要谨慎，秘书的研究成果仅供仲裁庭参考，不能代表仲裁庭的观点。 文书起草 ：在仲裁庭的明确指导和审核下，协助起草程序令、听证会纪要等程序性文书。关键在于，秘书绝不能参与仲裁裁决书核心推理部分的起草。 第三步：任命仲裁庭秘书的实践与注意事项 任命程序 ：通常由仲裁庭在认为案件复杂或工作量巨大时提议任命秘书。仲裁庭会向双方当事人披露拟任命人选的身份、背景及其与仲裁庭成员的关系，以保障程序的透明度。当事人的同意通常是任命的先决条件。 资格要求 ：秘书通常由具备法律资格（如律师）、熟悉仲裁程序、并具有良好组织能力和语言能力的人士担任。许多情况下，仲裁员所在律师事务所的年轻律师或助理会被任命。 费用承担 ：秘书的费用被视为仲裁费用的一部分，最终由当事人承担。因此，秘书的工作时间和收费标准需要合理、透明，并通常需经仲裁庭批准。 第四步：关于仲裁庭秘书的争议与边界 使用仲裁庭秘书可能引发的主要争议是“越权”风险，即秘书是否实质上参与了本应由仲裁员亲力亲为的核心裁判工作。为确保秘书角色的正当性，实践中确立了以下关键原则： 当事人同意原则 ：任命秘书及其职责范围应获得当事人的明示或默示同意。 透明度原则 ：秘书的身份、角色和参与程度应对当事人完全公开。 禁止授权原则 ：仲裁庭不得将其作出裁决的核心判断职能（如证据评估、法律适用）委托给秘书。秘书的工作必须严格限于行政和辅助性质。 保守秘密义务 ：秘书与仲裁员一样，负有对仲裁程序和相关文件保密的义务。 第五步：相关规则与指南 许多国际仲裁规则和软法指南对仲裁庭秘书的使用作出了规定，例如： 《国际律师协会（IBA）国际仲裁利益冲突指引》将秘书的独立性与公正性要求类比于仲裁员。 《国际律师协会（IBA）国际仲裁当事人代理指引》也提及了仲裁庭助理（包括秘书）的角色。 各主要仲裁机构（如ICC、LCIA、HKIAC）的规则均明确允许仲裁庭在征得当事人同意后任命秘书，并强调秘书不得行使仲裁庭的决策权。 总结而言，仲裁庭秘书是复杂国际商事仲裁中一个重要的效率工具，但其使用必须严格遵循透明、同意和禁止越权的原则，以确保仲裁程序的正当性和裁决的有效性。