劳动争议仲裁中的电子数据证据的保全

1. 概念界定
   首先，需明确核心概念。在劳动争议仲裁中，电子数据证据是指以电子形式生成、存储、传输，能够证明案件事实的数据信息。其保全，特指在证据可能灭失或以后难以取得的情况下，仲裁当事人向仲裁委员会或人民法院申请，或由上述机构依职权，通过特定技术手段与法定程序，对电子数据进行固定、提取与保护的行为，旨在确保证据的完整性、真实性与原始性。

2. 保全的必要性与特殊性
   电子数据具有易篡改、易灭失（如系统自动覆盖、硬件损坏、人为删除）和依赖特定环境呈现的特性。在劳动争议中，常见的需保全的电子数据包括：工作沟通的即时通讯记录（如微信、钉钉聊天记录）、电子邮件、电子考勤记录、内部系统审批流程、办公自动化（OA）系统中的文件、网页截图、音频视频文件等。若不对其及时、规范保全，关键证据可能永久丢失，导致事实无法查清。这与传统书证、物证的保全在方法和技术上存在显著差异。

3. 保全的启动方式
   保全程序主要通过两种方式启动：

   • 依申请保全：当事人（劳动者或用人单位）认为与争议相关的电子数据存在灭失或难以取得的危险时，可在举证期限届满前，书面提交保全申请。申请需载明：需保全证据的基本信息（如数据名称、所在系统、大致内容）、申请保全的理由（即证明其为何可能灭失或难以取得），以及该证据拟证明的案件事实。
   • 依职权保全：仲裁庭在审理过程中，认为有必要对某些电子数据进行保全以查明关键事实，而当事人又未提出申请的，可以依职权主动决定采取保全措施。

4. 保全的具体措施与程序
   这是实际操作的核心环节。保全措施需确保电子数据的原始状态不被破坏：

   • 提交保全申请：申请人向有管辖权的劳动争议仲裁委员会提交书面申请及初步证据。
   • 审查与裁定：仲裁委员会对申请进行审查，认为理由成立且确有必要的，会作出保全裁定。情况紧急的，可在48小时内作出裁定。裁定采取保全措施的，应当立即开始执行。
   • 保全执行方法：根据电子数据的类型和存储状态，执行方法多样，包括但不限于：
     1. 现场封存与提取：对存储数据的原始载体（如电脑硬盘、手机、服务器）进行现场封存，或使用专用设备制作数据镜像（Bit-by-bit Copy）。
     2. 网络在线提取：在见证人在场下，登录相关系统或平台，对特定电子数据进行实时提取、录屏或打印输出，并记录操作过程。
     3. 委托第三方保全：通过仲裁机构委托具有资质的司法鉴定机构或电子数据取证机构，运用专业工具进行数据固定与恢复。
     4. 公证保全：当事人也可在诉前或诉中，主动向公证机构申请办理电子数据证据的保全公证，所获公证书可作为证据提交。
   • 笔录与清单：无论采取何种方法，执行过程均需制作详细的笔录，记载保全时间、地点、方法、参与人员、设备信息、数据特征等，并形成证据清单，由执行人员、当事人或见证人签字确认。

5. 保全的法律效力与后续使用
   依法定程序保全的电子数据，具有法定的证据资格。在后续仲裁庭审中，该证据可作为认定案件事实的依据。经保全的电子数据，其真实性、完整性、合法性在质证环节将作为审查重点。对方当事人可以就保全程序的合法性、所获数据的完整性、是否遭受污染等提出质疑，申请保全的一方或仲裁庭需能作出合理解释或提供过程记录予以印证。若保全程序存在重大瑕疵，可能导致该证据不被采信。

6. 风险与注意事项
   当事人在申请或应对电子数据保全时需注意：

   • 及时性：一旦发现证据风险，应立即申请，避免因延迟导致数据灭失。
   • 明确性：申请时需尽可能具体地描述待保全数据，提高保全的针对性和成功率。
   • 成本预判：部分保全措施（如委托鉴定）可能产生费用，通常由申请方预缴，最终根据裁决结果由责任方承担。
   • 程序合法：任何一方不得擅自采用非法手段（如黑客技术）获取或保全对方电子数据，否则可能因程序不合法导致证据被排除，甚至承担法律责任。